SERVICIO 03
Trasladar datos de un programa a otro, enviar el mismo correo cada día, cuadrar dos listados que deberían coincidir. Todo eso puede ejecutarse solo. Localizamos esas horas y te las devolvemos.
EN UNA FRASE
La vajilla queda igual de limpia y nadie echa de menos el fregadero. Lo que cambia es en qué se emplea esa media hora, todos los días.
Un proceso corriente en cualquier empresa que vende y sirve: siete pasos manuales que se convierten en uno automático.
Hoy, a mano
7 pasos · 16 min
Automatizado
3 pasos · 1 min
POR CADA PEDIDO
Con diez pedidos al día, son 13 horas a la semana que vuelven a tu equipo.
Ejemplo ilustrativo. Con tus procesos y tus tiempos reales, el cálculo lo hacemos en la primera sesión y con tus números.
Pocas empresas saben cuánto les cuesta esto al mes. Cuando se mide, el número sorprende.
Alguien dedica media mañana a trasladar datos de un programa a otro.
Los mismos correos, cada día, redactados uno por uno.
El informe mensual se compone copiando datos entre varias hojas de cálculo.
Aparecen errores de transcripción que se detectan tarde, cuando ya han circulado.
Las facturas se emiten de una en una aunque el contenido sea siempre el mismo.
Si esa persona está de vacaciones, el proceso completo se detiene.
Automatizar bien empieza por medir. Si los números no justifican la inversión, te lo diremos antes de empezar.
Representamos cómo ocurre hoy, con sus idas y venidas. Verlo sobre el papel suele resolver ya la mitad del problema.
Horas al mes y su coste asociado. Con ese dato sabes si compensa antes de destinar un euro a automatizar.
Que el TPV se comunique con la contabilidad, la tienda con el almacén y el formulario con tu base de datos.
Descargar, rellenar, enviar, archivar y renombrar: sin supervisión y con el mismo resultado siempre.
El resumen que consultas cada semana, en tu correo el día y la hora que corresponda, ya cuadrado.
Toda automatización deja registro y notifica cualquier incidencia. Lo detectamos antes de que te afecte.
Las horas que se van en tareas mecánicas no vuelven.
Las localizamos, las medimos y te las devolvemos convertidas en trabajo que aporta valor.
Empezamos por un proceso, se mide el resultado y solo entonces se amplía al siguiente.
Recorremos vuestra semana y registramos cada tarea repetitiva: quién la hace y cuánto tiempo consume.
Qué se puede automatizar, cuántas horas libera y qué coste tiene. Ordenado por retorno.
Automatizamos el de mayor retorno y lo dejamos funcionando en paralelo al método actual.
Comparamos los resultados con los del proceso manual. Cuando coinciden sin incidencias, se retira el manual.
Siguiente proceso de la lista, con el ahorro del primero financiando ya parte del segundo.
Si un programa cambia o una automatización deja de funcionar, salta el aviso y lo resolvemos.
CASOS DE USO
Procesos que se repiten en sectores muy distintos. No corresponden a clientes concretos.
ANTES
Cada pedido de la web se trasladaba a mano al programa de almacén: un par de horas al día y algún error.
AHORA
El pedido entra solo, con dirección y stock actualizados, y salta un aviso cuando algo no cuadra.
Unas 40 horas al mes recuperadasANTES
Los partes de horas llegaban en hojas sueltas y facturar el mes ocupaba dos jornadas completas.
AHORA
Las horas se registran en el momento y la facturación mensual se prepara sola para revisarla y enviarla.
De dos jornadas a una revisiónANTES
Los mismos cuatro correos de seguimiento, redactados a mano, expediente por expediente, cada semana.
AHORA
Se envían automáticamente en el momento que corresponde, con los datos de cada expediente incorporados.
Ningún seguimiento sin enviarCada proyecto es distinto, de modo que el precio sale de lo que necesitas y no de una tarifa cerrada. Lo que no cambia nunca es la forma de llegar a él.
La primera reunión y el informe de conclusiones no tienen coste. Si de ahí no sale nada que te convenga, no hay compromiso.
Precio y fecha por escrito. Si aparece algo fuera del alcance acordado, se te comunica y decides tú: nunca llega a la factura sin tu aprobación.
No se abona todo por adelantado. El importe se distribuye según avanza el trabajo y tú vas viendo resultados.
Presupuestamos por proceso automatizado, no por horas abiertas, de modo que puedas comparar el coste con el ahorro estimado antes de decidir.
No es el objetivo y rara vez ocurre. Se automatiza la parte mecánica —transcribir, copiar, comprobar— y esas horas se dedican al trabajo que exige criterio.
En la mayoría de casos, sí. Los programas actuales suelen ofrecer alguna vía de conexión, y para los que no la tienen quedan las exportaciones automáticas o una automatización que reproduce los pasos de una persona.
Se ajusta. Nos avisas del cambio y adaptamos la automatización. Por eso empezamos por procesos estables y dejamos todo documentado.
El primer proceso suele estar funcionando entre una y tres semanas. El ahorro se aprecia el mes siguiente y se mide con los mismos criterios que usamos al principio.
Todo queda registrado paso a paso y se emite un aviso. Por eso el piloto convive un tiempo con el método manual: hasta que los resultados coinciden, no se retira nada.
No. Automatizamos sobre lo que ya utilizas. Si además desarrollamos tu software, la automatización viene incorporada de serie.
Una conversación de treinta minutos, sin compromiso y sin tecnicismos. Si automatización de procesos no es lo que necesita tu empresa, te lo diremos.